Monk Automations Monk Automations לשמונה השאלות

מערכות לעסקים עם צוות קטן שמגלגלים הרבה

אף אחד לא נולד רגוע בשעת עומס. מי שנראה רגוע בנה משהו שמחזיק את העומס במקומו.

Monk בונה את המשהו הזה. מערכת שמחזיקה את התהליכים החוזרים של העסק, כדי שהשבוע שהכל קורה בו בבת אחת ייראה כמו כל שבוע אחר.

לא עוד כלי שצריך לתחזק. מקום אחד שמסמן לבד מה דורש תשומת לב, במקום ראש שבודק הכל.

לשמונה השאלות

שמונה שאלות על מה שרץ בעסק, אחת בכל מסך, בלי הרשמה. אפשר לעצור ולחזור. התשובות חוזרות בוואטסאפ.

משרד קטן בסוף יום עבודה, בעל העסק עומד דומם ליד החלון והצוות בתנועה סביבו
השבוע הזה נגמר טוב. זאת בדיוק הבעיה.
מערכת שרצה בשדה וסימנה ממצא שמפקחת חיצונית אישרהאצל תברואן סביבתי, על מבדקים אמיתיים
שש עשרה שנים בפיתוח תוכנהראש צוות לשעבר בהייטק, לא בוגר קורס אוטומציה
כל מה שנמכר רץ קודם כאןהפניות, המעקב והדוחות של Monk עצמה

נשמע מוכר

שלושה דברים שקורים בשקט בעסק שעובד טוב

לא בעסק שנמצא בצרות. דווקא בזה שמצליח, ושהצמיחה שלו נשענת על אנשים שזוכרים.

טלפון על שולחן עבודה, שלוש אפליקציות עם סימון אדום, ליד תיק פתוח ומשקולת פליז

הכל הגיע. כלום לא במקום.

פניות בוואטסאפ, במייל, בטלפון ובאינסטגרם. כולן נענו בסוף. אף אחת מהן לא נשמרה במקום שאפשר לחזור אליו מחר.

יד אוחזת בטלפון מעל ערימת מסמכים על שולחן עבודה

מי שזוכר הוא אדם.

ההצעה שיצאה ולא נענתה, הלקוח שביקש לחזור אליו בעוד שבועיים, התשלום שטרם נכנס. הכל שמור בראש אחד, ובימים עמוסים הראש הזה עסוק.

שולחן פינג פונג ובצדו השני תריסר כדורים

הקצב נקבע בחוץ.

השבוע מתחיל לפי מה שנחת בבוקר ולא לפי מה שהוחלט ביום ראשון. כל פנייה חדשה מזיזה את הסדר.

עבדתם קשה מדי כדי שכלום לא ייפול. זה עבד, וזה בדיוק מה שלא מחזיק מעמד.

אם זה נשמע מוכר, שמונה השאלות מתחילות כאן

לפני ואחרי

אותם תהליכים, סדר אחר

לא רשימת יכולות. אותו שבוע עבודה, פעם אחת כמו שהוא רץ היום ופעם אחת כמו שהוא יכול לרוץ.

איך זה רץ היום
איך זה יכול לרוץ
היוםפנייה נכנסת לוואטסאפ, ונשארת שם עד שמישהו פנוי
יכולפנייה נקלטת ונרשמת במקום אחד, מאיפה שהיא נכנסה
היוםהפרטים נאספים בשבע הודעות הלוך וחזור
יכולהפרטים נאספים בשאלות שהעסק ניסח, בפעם הראשונה
היוםמי שזוכר לחזור ללקוח הוא אדם
יכולהחזרה ללקוח יוצאת בזמן שנקבע לה, בנוסח שאושר מראש
היוםהמעקב יושב בגיליון שמתעדכן ביד, כשנזכרים
יכולהמצב מתעדכן מעצמו בכל פעם שקורה משהו
היוםמחפשים איפה הדבר נמצא לפני שעונים
יכולהתמונה נמצאת במסך אחד, לפני שעונים
היוםבודקים הכל, כי אין דרך לדעת מה דורש תשומת לב
יכולבודקים את מה שיצא מהכלל, כי המערכת מסמנת אותו

אף אחד מהשינויים האלה לא דורש עובד נוסף. הוא דורש שההחלטה שכבר התקבלה תרוץ לבד. וכל מילה שיוצאת ללקוח נכתבה ואושרה בעסק לפני שהיא באוויר.

לוח עם שמונה מפסקים, אחד מהם מורם ומעבר לו דולק אור

איך זה עובד

לא משנים הכל. מרימים מפסק אחד.

בוחרים את הנקודה שהכי יקרה כרגע, בונים אותה, ומודדים אותה. רק כשהיא עובדת לבד עוברים לנקודה הבאה. ככה רואים שזה עובד לפני שמרחיבים, ולא אחרי.

01פנייה נכנסת, מאיפה שהיא נכנסת
02נענית מיד בשם העסק, ונשמרת במקום אחד
03הפרטים נאספים ומסתדרים לבד
04הפעולה הבאה יוצאת בזמן, גם בלי שמישהו זכר
05אדם נכנס לתמונה רק כשבאמת צריך אדם

בתכלס

מה זה אומר ביום עבודה רגיל

תשע נקודות שבהן השבוע נשען על מישהו שזוכר. אף אחת מהן כבר לא נשענת עליו.

כשפנייה נכנסת

פנייה מקבלת אישור קבלה בשם העסקגם בערב, גם כשהטלפון בכיס
הפרטים מגיעים מסודריםבמקום שבע הודעות הלוך וחזור
מה שהלקוח מחכה לו יוצא באותו יוםהצעה, תיק, סיכום. לא מחר, כשכבר דיברו עם מישהו אחר

כשצריך לזכור

תזכורת נשלחת לפני הפגישהמי שלא מגיע, כבר לא מגיע בשקט
מי שלא חזר מקבל תזכורתההצעה לא נשארת תלויה באוויר
מי שסיים תהליך מקבל ממה להמליץההפניה הבאה לא תלויה במזל

כשרוצים לדעת מה קורה

כל הפניות במסך אחדוואטסאפ, טלפון, אינסטגרם, טופס
רואים מאיפה הגיעו הפניותואיזה מקור באמת מביא עבודה
דוח שבועי מגיע בלי לבקשכמה נכנסו, כמה נסגרו, כמה שקטו

כל דבר שנעשה פעמיים באותה צורה כבר לא צריך לעבור דרך הראש של הבעלים. הוא צריך החלטה אחת ומערכת שתריץ אותה.

לשמונה השאלות

שמונה שאלות, אחת בכל מסך, בלי הרשמה. אפשר לעצור ולחזור.

מקרה אחד, עד הסוף

יואב צור, תברואן סביבתי

במקום שלושה מקרים חלקיים, אחד שאפשר לבדוק לעומק.

המצב

יואב מבצע מבדקי תברואה בשטח. כל מבדק מסתיים בדוח, והדוח נכתב ביד ממאות תמונות ומרשימת ממצאים.

הבעיה

הכתיבה לקחה ימים. הלקוח חיכה, והממצא הדחוף ביותר קיבל בדוח את אותו משקל כמו הקטן שבהם.

מה נבנה

מערכת שמקבלת את התמונות ואת הממצאים, משייכת כל תמונה לסעיף, מדרגת חומרה, ומפיקה דוח ממותג בפורמט רמזור עם ציון משוקלל.

מה קרה

באחד המבדקים המערכת סימנה ממצא מתוך התמונות. לאחר מכן התברר שמפקחת משרד הבריאות רשמה בדיוק את אותו ממצא בדוח שלה, מסמך שלא היה בידינו כשהמערכת עבדה.

כריכת דוח ממצאים בשיטת הרמזור, עם ציון משוקלל בטבעת. נתונים בדויים לדוגמה
כריכת דוח לדוגמה. הנתונים בדויים, המבנה אמיתי.

שני מסמכים שלא נפגשו, ואותו ממצא בשניהם.

המערכת

סימנה ממצא מתוך תמונות המבדק, ודירגה אותו לפי חומרה.

אותו ממצא

מפקחת משרד הבריאות

רשמה את אותו ממצא בדוח שלה, במבדק עצמאי, לפני שהמסמך הגיע אלינו.

אותו ממצא

זו לא הבטחה על מה שמערכת תדע לעשות. זה מה שקרה פעם אחת, בעסק אחד. שמות העסקים שנבדקו, התמונות ותוכן הדוחות אינם מוצגים ולא יוצגו, והכריכה שלמעלה היא דוגמה עם נתונים בדויים.

אצל יואב זה היה דוח שנכתב ביד ממאות תמונות. אצל משרד שמנהל תיקים זה התיק שמחכה למסמך אחד מהלקוח ואף אחד לא זוכר איזה. העיקרון זהה: מה שחוזר, נרשם ומסומן. מה שדורש שיקול דעת, מגיע לאדם.

גיל אלכסנדר בשולחן העבודה, ליד החלון

גיל אלכסנדר, מייסד Monk Automations. שש עשרה שנים בפיתוח תוכנה וראש צוות לשעבר בהייטק. היום בונה לעסקים עם צוות קטן את מה שבנה שם לצוותים גדולים.

המערכת מתועדת במסמך שנמסר לעסק, ורצה על תשתית שלא תלויה במחשב של אף אחד.

לפני שממלאים

למי זה מתאים, ולמי עדיף לא

עדיף לדעת את זה לפני השאלות ולא אחרי השיחה.

מתאים כאשר

  • יש תהליך שחוזר על עצמו באותה צורה
  • מה שחשוב שמור בראש של אדם אחד
  • יש שבועות של אפס ושבועות של מאה
  • פנייה אחת שנפלה שווה מספיק כדי לכאוב

עדיף לא כאשר

  • העסק רץ על אדם אחד, בלי צוות ובלי כוונה לגדול
  • השיחה עצמה היא המוצר, וכל השאר טפל
  • יש רעיון, ואין עדיין תהליך
  • רוצים כלי לנהל לבד, לא מישהו שמחזיק אותו

התהליך

שלושה שלבים, ולא יותר

מה שנדרש מהעסק כתוב מתחת לכל שלב, כדי שאפשר יהיה להחליט לפי זה.

01

אפיון

שיחה אחת על מה שרץ בעסק, איפה זה נתקע, ומה הכי יקר כרגע.

מהעסק
שעה, ושמונה שאלות שנענו מראש
בסוף
תמונה ברורה ונקודת התחלה אחת

02

בנייה

הקמה, חיבורים ובדיקות. כל נוסח שיוצא ללקוחות עובר אישור לפני שהוא באוויר.

מהעסק
אישור הנוסחים ותשובות בהתחלה
בסוף
מערכת שרצה, ומסמך שמסביר אותה

03

הפעלה שוטפת

המערכת ממשיכה לרוץ, והשירותים שמתחתיה מתעדכנים כל הזמן. מישהו רואה אותה כשמשהו נשבר.

מהעסק
כלום, חוץ מהיד על ההגה. הנוסחים וההודעות נשארים של העסק
בסוף
זה נשאר עובד

מה שבדרך כלל עוצר

שאלות שנשאלות לפני שמתחילים

מה קורה אחרי שהמערכת עולה לאוויר?

ההקמה נגמרת. ההפעלה השוטפת לא.

המערכת ממשיכה לרוץ כל יום, והשירותים שהיא נשענת עליהם מתעדכנים מתחתיה כל הזמן. בכל מערכת טכנולוגית צצות תקלות מדי פעם, זה טבעי, וצריך מי שתופס אותן בזמן אמת לפני שהעסק נתקע.

זה מה שההפעלה השוטפת קונה: ניטור שהמערכת עושה את שלה, טיפול מהיר כשמשהו נשבר, וכיוונונים קטנים לאורך הדרך.

איך אדע שזה בכלל מתאים לעסק שלי?

יש מבחן פשוט. תהליך שחוזר על עצמו באותה צורה, ששמור בראש של אדם אחד, או שנעצר ברגע שהאדם הזה עסוק.

אם יש כזה בעסק, יש מה לבנות. אם אין, עדיף לא לבנות כלום.

הלקוחות שלי ירגישו שהם מדברים עם מכונה?

אוטומציה שלא מחליפה את הקשר האנושי, רק דואגת שהוא לא ייפול בין הכיסאות.

ההודעות יוצאות בשם העסק ובנוסח שהעסק כתב. מה שאוטומטי הוא הזמן שבו הן יוצאות, לא מי שמדבר. כל שיחה שדורשת שיקול דעת מגיעה לאדם, וזה כתוב במערכת ולא נתון לפרשנות.

ובמקום שבו השיחה האנושית היא המוצר, לא שמים שם אוטומציה. שמים אותה לפניה: מי שמגיע לשיחה מגיע כשהפרטים כבר מסודרים.

מה המערכת לא עושה?

היא לא מנהלת את העסק ולא מקבלת החלטות במקומכם.

היא לא מחליפה שיחה שדורשת שיקול דעת.

ובכל מקום שבו רץ מנוע בינה מלאכותית, הפלט נבדק מול הרף שהוגדר מראש ולא מוצג כוודאות.

ואם נרצה להפסיק, של מי המערכת?

הנתונים שלכם. המערכת שלנו.

כל מה שנכנס למערכת, הפניות, הדוחות והרשומות, הוא שלכם ונשאר שלכם. בסיום ההתקשרות הוא יוצא בייצוא בפורמט נייד שאפשר לפתוח בכל מקום, ולא בתוך כלי שצריך מנוי כדי לקרוא אותו. מה שנבנה, הקוד והתבניות, נשאר בבעלות Monk ואתם מקבלים רישיון שימוש לאורך ההתקשרות.

ההודעה היא שלושים יום מכל צד, בלי קנס יציאה ובלי תקופת מינימום. אחרי הסיום הנתונים נמחקים מהשרתים ומהגיבויים תוך שלושים יום, למעט מה שהחוק מחייב לשמור.

זה כתוב בתנאי ההתקשרות לפני שמתחילים, ולא נשלף אחר כך.

אני לא טכנולוגי. אסתדר עם זה?

רוב היום לא משתנה. ההודעות ממשיכות להגיע לוואטסאפ כמו תמיד.

מה שנוסף הוא מקום אחד שמראה מי פנה, מה קרה ומה עוד מחכה, ומסמן לבד מה דורש תשומת לב. ההקמה, החיבורים והתחזוקה נשארים אצלנו.

אפשר לעשות את זה לבד בכלי זול

ברמת מחיר הכלי עצמו, זה נכון.

ההבדל הוא לא בין כלי יקר לכלי זול. הוא בין כלי שנמצא אצלכם לבד, לבין מערכת שמישהו רואה כשהיא נשברת. חיבורים מתנתקים בשקט, ממשקים משתנים, וזה מתגלה בדרך כלל דרך לקוח שלא קיבל תשובה.

כמה זה עולה?

התמחור הוא לפי הפתרון ולא לפי שעות, ובנוי משתי שורות: הקמה, עבודה חד פעמית, והפעלה שוטפת, עבודה חודשית.

הסכום נקבע לפי מה שבאמת רץ בעסק. שיחת האפיון היא זו שמכריעה אותו, ולא שיחת מכירה.

לפני שנדבר

שמונה שאלות על מה שרץ בעסק, אחת בכל מסך. אחרי שהן חוזרות, מגיעה שיחה קצרה על מה שעלה מהן, ולא מצגת.

לשמונה השאלות

בלי הרשמה, בלי התחייבות בסוף הטופס, ובלי שיחת מכירה אחריו.

לשמונה השאלות